Een abonnementsstructuur: waar begin je? Waar moet je rekening mee houden en is het wel effectief? En hoe lever je wat je belooft? Grote kans dat je wel eens over deze vragen hebt nagedacht. En je bent niet de enige, want we krijgen regelmatig de vraag of we mee willen denken over het opzetten van abonnementen.

Eric Klein Swormink, werkzaam als adviseur bij Berends & Slump, werkt met een zogeheten ‘servicepakket’, bestaand uit onderstaande elementen:

• 1 keer per 3 jaar uitgebreid onderhoudsgesprek
• 1 keer per jaar gratis adviesuur
• In het jaar waarin geen onderhoudsgesprek is gepland een digitale checklist
• Hulp bij schade (claim op verzekering)

Bij een abonnement is onderhoud van groot belang omdat je een lange termijn relatie met de klant aangaat. Een relatie vraagt tijd en aandacht waarbij agendering handig werkt:

• Agendering per mail toesturen jaarlijkse checklist (“semi-geautomatiseerd”).
• Agendering bellen onderhoudsgesprek een keer per drie jaar door collega die daar speciaal voor is aangenomen (zij belt, plant afspraak in, stuurt bevestigingsmail, vraagt stukken op).

Alle theorie is natuurlijk goed om te weten, maar hoe breng je dit in de praktijk? Hoeveel uur gaat er daadwerkelijk in zitten en hoe verdeel je die uren? Eric heeft het hieronder uiteengezet in een overzichtelijke tabel. Stel dat er gemiddeld een afspraak is elke drie jaar, dan moeten er ca. 170 onderhoudsgesprekken gevoerd worden per jaar. Doorgaans werkt iemand 45 weken per jaar, dus moeten er vier onderhoudsgesprekken per week plaatsvinden.

TIJDSINVESTERING ONDERHOUDSGESPREK
	Relatiebeheerder	Adviseur	Totaal
Voorbereiding	0,75	0,5	1,25
Gesprek		1	1
Uitwerking (verslag en actiepunten)	0,75	1	1,75
Totaal	1,5	2,5	4
HOE ZIT HET DAN MET DE UREN PER WEEK ?
Beschikbaar	36	40
Onderhoudsgesprekken	5	12
Hypotheekadvies/dossiers	15	15
Telefoon, mail, vergelijking maken, offreren, etc.	16	9
Marketing, kantoorcoordinator, etc.		4

Nu we alles op een rij hebben qua tijdsindeling en aanpak, is het ook goed om het onderhoud zelf goed aan te pakken. Het programma Finly is hierbij erg geschikt. Eric heeft hieronder uiteengezet hoe het onderhoudsproces eruit ziet.

Onderhoudsgesprek

Relatiebeheerder vult Finly vanuit ANVA, vult zaken aan en voegt stukken bij (bijvoorbeeld overzicht hypotheek vanuit portal van de hypotheekverstrekker en/of gegevens die relatie heeft aangeleverd zoals loonstrook, pensioenoverzichten, etc.).

Doel: een nog iets groter stukje neerleggen bij de relatie (Inzichttool/brondata).

• Adviseur leest zich in
• Adviseur ontvang relatie
  • Inleiding: leuk/attent welkom, kent namen en leeftijden kinderen, legt nog even uit dat relatie recht heeft op dit gesprek omdat hij/zij daar ook voor betaalt en wat relatie daarvoor terugkrijgt (netto premies, checklist, gratis adviesuur, onderhoudsgesprek).
  • Tijdens het gesprek (m.b.v. Finly):
    • Check gegevens
    • Doornemen 4 “RUBRIEKEN”
      • Schade > alle rubrieken doornemen/checken; ook die rubrieken die de relatie (nog) niet heeft verzekerd
      • Wonen
      • Inkomen (Huidig, Pensioen, Arbeidsongeschiktheid, Overlijden)
      • Vermogen (sparen/beleggen)+ ALGEMEEN (bijvoorbeeld testament).

Na de afspraak maakt de adviseur een gespreksverslag m.b.v. Finly

• • Gespreksverslag sturen aan relatie met attente begeleidende mail en vragen op beoordeling Advieskeuze.
  • Agendering volgende onderhoudsgesprek is al aangepast.
  • Op 1e pagina van gespreksverslag heel kort en bondig de belangrijkste aandachts- en actiepunten van de 4 rubrieken (Schade, Wonen, Inkomen, Vermogen)
  • Actiepunten omzetten naar agenderingen (met 1 druk op de knop).